資安 閱讀時間 5 分鐘
中小企業個資保護：客戶資料不是未爆彈，但你正在讓它變成炸彈
你把客戶姓名、電話、地址存在 Excel 丟在桌面，沒設密碼。萬一外流，罰鍰最高 1500 萬。5 個步驟讓你不要成為新聞主角。
「我們小公司哪會有個資問題？又不是台積電。」
2024 年，台灣有一起案例：一間 8 人的團購業者，把客戶訂單 Excel（含姓名、電話、地址、信用卡末四碼）存在共用電腦桌面。離職員工拿走檔案，轉賣給同業。結果？團購業者被罰 20 萬，客戶集體求償 60 萬。一間小公司的現金流直接斷掉。
個資法不是只罰大公司。任何人持有 20 筆以上的個人資料，就要遵守個資法的規範。
你公司的個資藏在哪裡？
| 位置 | 內容 | 風險 |
|---|---|---|
| 共用電腦桌面的 Excel | 客戶名單、訂單明細 | 任何人走過去都能 copy |
| LINE 群組對話記錄 | 客戶姓名、電話、地址截圖 | 離職員工還在群組裡 |
| 紙本訂單/出貨單 | 完整個資 | 丟掉沒碎紙，被撿走 |
| Email 往來記錄 | 報價單、合約、個資附件 | 帳號被盜全部外流 |
| ERP/進銷存系統 | 所有客戶+供應商資料 | 離職員工帳號沒停用 |
如果你中了三個以上，繼續看下去。
五步驟建立基本個資防護
第一步：檔案全部上密碼
任何含有客戶個資的 Excel、Word、PDF，全部加上開啟密碼。 在 Excel：檔案 → 資訊 → 保護活頁簿 → 以密碼加密。
這是最低成本的防護，5 秒鐘做完。
第二步：共用電腦設定使用者權限
Windows 和 Mac 都能設定多個使用者帳號。核心原則：每個人有自己的帳號，桌面檔案互不看見。
- 會計電腦：只有會計能登入
- 倉庫電腦：只有庫存系統的權限，看不到客戶個資
- 公用電腦：不存放任何個資檔案
第三步：離職 SOP 不能省
離職當天，必須完成：
- 所有系統帳號停用（ERP、Email、LINE 官方帳號、雲端硬碟）
- 公司電腦密碼變更
- 確認沒有用手機備份客戶資料
- 簽署保密同意書（離職版）
這份 checklist 花你 10 分鐘寫，但可以阻止 90% 的離職外流事件。
第四步：紙本文件要碎掉
不要直接丟垃圾桶。一台家用碎紙機 800 元，跟一張罰單比起來，便宜到不行。
第五步：定期檢查誰在偷看
- Google Drive / Dropbox：檢查分享設定，停止分享給已離職的人
- LINE 群組：定期清點成員，離職當天移除
- ERP 系統：每月檢查使用者登入記錄，異常 IP 要追
萬一外流了怎麼辦？
- 立刻通報：72 小時內通報主管機關（各縣市政府）
- 通知當事人：告知外流範圍和你的補救措施
- 保留證據：記錄外流時間點、範圍、你做了什麼處置
不要裝傻裝沒事。個資法第 12 條規定，隱匿不報罰更重。
個資保護不用花大錢。你只需要把這些小事做確實，就不會變成下一則新聞的標題。
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J
James — Lurnatic 創辦人
跨領域營運管理背景，曾管理 200 人跨國團隊。專注於幫中小企業用最小成本解決營運問題。不打電話推銷、不拿廠商佣金。