庫存永遠對不準？不用百萬系統，三個步驟做到 95% 準確率
庫存不準不是「人」的問題，是「流程」的問題。從盤點方法到儲位管理，用最簡單的方法解決中小企業最常見的庫存痛點。
「我們倉庫有放監視器，貨不會不見，但每次月底結算庫存就是跟系統對不上。」
這句話我聽過太多次。庫存不準，是中小企業最常見、也最傷財的營運問題。庫存多報 → 以為有貨、接了單才發現缺貨 → 緊急叫貨多花錢。庫存少報 → 不敢接單 → 白白損失業績。
根據我的經驗，庫存不準通常不是「被偷」，而是這五個原因：
- 進貨時數量沒點對
- 出貨時拿錯品項
- 退貨沒記錄
- 同一個品項放在兩個地方
- 報廢品沒有扣除
好消息是：每一項都可以用流程解決，不需要花大錢買系統。
第一步：先搞清楚「現在有多不準」
在做任何改善之前，先做一次「全面盤點」。很多人會跳過這一步直接去調流程，那就像不知道體重就開始減肥——做了很多努力，但不知道有沒有用。
怎麼盤？
- 選一天停止出貨（或至少暫停半天）。不要邊出貨邊盤，那會更亂。
- 把倉庫分區：A 區、B 區、C 區。一區一區盤，盤完標記。
- 兩人一組：一個人數，一個人寫。不要同一個人邊數邊寫——那叫「邊數邊忘」。
- 盤完後做差異表：系統數量 vs 實際數量。差異超過 5% 的品項，特別標記。
盤完你會發現一件事：真正造成庫存不準的，通常是 20% 的品項。 專注搞定這 20%，就能解決 80% 的問題。
第二步：建立「進出貨 SOP」——最簡單但最有效
多數庫存問題，都是因為「進貨時隨便點、出貨時隨便拿」。解決方法超簡單：
進貨 SOP（三不政策）
- 不點貨不入庫：進貨一定要對點數量，簽收之前先把實際數量跟送貨單對過
- 不入庫不付款：貨沒上架、記錄沒更新之前，財務不付款
- 不入系統不上架：先更新系統，再上架。順序不能顛倒
出貨 SOP（三確認）
- 確認揀貨單：揀貨前先看清楚品項和數量
- 確認實物：拿貨時再次比對品項和數量
- 確認包裝：包裝前最後點一次
聽起來很「基本」對吧？但你知道嗎——我遇過的公司有 80% 沒有把這些寫下來。都是「老員工知道怎麼做」，然後老員工請假，就天下大亂。
現在就做： 花 30 分鐘，拿一張 A4 紙，把你的進貨流程和出貨流程寫下來。貼在倉庫門口。
第三步：一個儲位只放一個品項
這是庫存管理最基礎的鐵律，但我幾乎在每一間中小企業都看到同樣的錯誤：同一個品項放在兩個不同的地方。
為什麼會這樣？通常是因為：
- 進了一批新貨，舊貨還沒用完，就堆在旁邊
- 有人揀貨時順手把東西放到「比較方便」的位置
- 倉庫太擠，同一個品項被拆成兩堆放
解決方法：
- 每個品項只有一個「主儲位」。如果空間不夠需要用到第二個位置，要標記「這是 B 區的第 2 個儲位」
- 儲位編號貼在架上，不是虛擬的 Excel 格子裡
- 先進先出（FIFO）：舊貨放前面、新貨放後面。尤其是食品和效期品，這條是死規則
不用系統，Google Sheets 就能做到的庫存管理
在導入 ERP 之前，你可以先用 Google Sheets 管理庫存。建立一個檔案，裡面有三個分頁：
- 庫存總表：品名 / 品號 / 單位 / 目前數量 / 安全庫存 / 儲位 / 備註
- 進貨記錄：日期 / 品名 / 進貨數量 / 單價 / 供應商 / 驗收人
- 出貨記錄：日期 / 品名 / 出貨數量 / 客戶 / 揀貨人 / 覆核人
關鍵是：進貨就要填、出貨就要填。 聽起來很麻煩，但一天只要花 5 分鐘。不填的代價是月底花 3 小時對帳。
庫存準確率 95% 的標準是什麼
當我幫客戶設定 KPI，我通常這樣定義：
- A 類品項（佔營收 70% 的高週轉品）：準確率目標 98%
- B 類品項（中等週轉）：準確率目標 95%
- C 類品項（低週轉、長尾品）：準確率目標 90%
計算方式：（系統數量 - 實際數量）÷ 實際數量 × 100%。每月抽查而不是全盤，這樣才不會耗掉太多人力。
庫存管理，其實是在管理「人」
最後我想說一件事：庫存不準，通常不是因為「員工不認真」，而是因為「沒有人告訴員工為什麼這件事重要」。
當揀貨員知道「我拿錯一箱貨，會讓業務跟客戶道歉、會計多對帳半小時、老闆多花一筆急單運費」，他會更認真。
與其罵人，不如把事情講清楚。把流程寫下來、把責任分清楚、把後果說明白。這才是庫存管理的真正核心。
需要我幫你看你的庫存流程嗎？填寫 免費診斷表單，描述你的倉庫狀況，我會給你具體改善建議。
James — Lurnatic 創辦人
跨領域營運管理背景，曾管理 200 人跨國團隊。專注於幫中小企業用最小成本解決營運問題。不打電話推銷、不拿廠商佣金。